El seguimiento y control de la distribución de la materia prima y los productos terminados se lleva a cabo a través de las acciones que realicen las empresas tanto del sector público como privado, en relación a la carga inicial de los inventarios, registro de recepción, registro de despacho.

La omisión de algunas de estas acciones son motivo de bloqueo de empresas, rechazo de guías  o multa.
       

Para llevar a cabo cada uno de estos pasos la empresa debe:

Ingresar al Portal WEB:

Paso 1: Ingresar a la página web del SADA http://www.sada.gob.ve/

Paso 2: luego ingrese al sistema a través del enlace SICA (logo), ubicado en la parte superior derecha de la página principal:

Paso 3: Accesar al sistema ingresando el usuario y contraseña en los campos correspondientes:

Carga inicial de inventarios:

Paso 1: Hacer clic en el enlace Carga Inicial de Inventario.

Paso 2: luego de ingresar se debe accionar la lista desplegable, seleccionar el rubro e ingresar la cantidad en toneladas métricas .

Paso 3: Finalmente se debe hacer clic en el boton Insertar para culminar la acción.

Registro de Recepción

A través del sistema SICA las empresas pueden recepcionar la materia prima y el producto terminado bajo tres modalidades:

(Con Guías SADA), cuando el producto terminado es enviado desde un origen hasta un destino con la guía emitida por el SADA.

(Recepción sin guías) cuando el producto es recibido sin guías directamente desde el productor.  

(Recepción por producción) cuando la empresa transforma o procesa algún rubro, el producto final debe ser recepcionado en el sistema SICA.

Las recepciones se deben realizar siguiendo los siguientes pasos:

Registro de recepción con guías SADA

Paso 1: Ingresar al enlace registro de recepción.

Paso 2 : Hacer clic en recibir Con Guía Sada.

Paso 3: Ingresar el número de despacho que se encuentra ubicado en la parte superior derecha de la guía en el campo Nº de Guia SADA.

Paso 4: Posteriormente haga clic en insertar para recepcionar la guia.

Registro de recepción Sin guía SADA

Paso 1: Ingrese en el enlace Registro de Recepción en el menú y haga clic en recibir sin Guía.

Paso 2: Hacer clic en la lista desplegable.

Paso 3: Seleccionar el rubro e ingresar  la cantidad a recepcionar en toneladas métricas y la presentación en el campo de las observaciones.

Paso 4: Finalmente hacer clic en insertar para culminar la acción.

Registro de recepción por producción

Toda empresa que transforme o procese algún rubro debe realizar la recepción del producto una vez procesado y transformado en producto terminado, siguiendo los siguientes pasos:

Paso 1: Ingrese en el enlace Registro de Recepción e ingresar a continuación en el enlace Producción.

Paso 2: Accionar la lista desplegable y seleccionar el rubro.

Paso 3: Luego ingresar la cantidad en toneladas métricas y la presentación en el campo de las observaciones.

Paso 4: Finalmente hacer clic en insertar para culminar la acción.

Registro de Despacho:

Para realizar la movilización o despacho de un producto terminado o materia prima (para el caso de las agroindustrias), se debe realizar una:

- Guía de movilización (para estados fronterizos)

- Guía de seguimiento y control (para estados no fronterizos)

- Guía de despachos al detal (cuando la empresa origen posee uno o varios clientes a través de la ruta establecida)

Para el registro de despacho las empresas deben:

Paso 1: Ingresar a través del enlace Registro de Despacho.

Paso 2: Luego hacer clic en Insertar Despacho.

Paso 3: Si el despacho es al detal la empresa debe activar la casilla de despacho al detal e ingresar los números de facturas que soportan el despacho,así como ingresar el estado y municipio como destino del despacho.

Paso 4: Posteriormente debe ingresar el rubro y la cantidad a despachar que no supere las 5 TM por cada cliente, según se establece en la (Gaceta Oficial N° 39141 de fecha 18/03/2009).

Nota: Si la empresa origen no tiene activada la opción de despachos al detal debe llamar a los números que aparecen en el sistema según el rubro.

Paso 5: Si el despacho es mayor a 5 TM la empresa debe emitir una guía de movilización o de seguimiento y control según sea el caso.

Paso 6: La empresa debe ingresar el RIF de la empresa destino en el campo correspondiente y luego seleccionarla para que sus datos sean cargados automáticamente al sistema. Si la empresa no esta registrada debe dirigirse a la sede regional según sea su ubicación geográfica.

Paso 7: Finalmente debe ingresar el rubro, la cantidad a despachar en toneladas métricas y la presentación en el campo de las observaciones.

Paso 8: Hace clic en insertar para culminar la acción

Consumo Interno:

El consumo interno es una forma de despacho interno que posee el sistema SiCA y se utiliza cuando una empresa transforma o procesa algún rubro y éste debe ser rebajado de su inventario.

Paso 1: Ingresar en el enlace registro de despacho.

Paso 2: Hacer clic en Consumo Interno.

Paso 3: Seleccione el rubro que desea agregar al despacho para su transformación.

Paso 4: Luego haga clic sobre el rubro en la lista desplegable.

Paso 5: Colocar las cantidades en Tonelada Métricas (en el caso del café verde la empresa debe hacer la conversión de QQ a TM).

Paso: 6: Finalmente hacer clic en inserta para culminar la acción.